為切實消除各種風險隱患，進一步筑牢檔案安全防線，確保檔案安全完整，審計署太原特派辦落實落細落小日常管理，突出“三個重點”，把好“四個關口”，緊盯“五個環節”，持之以恒、毫不松懈地抓好檔案安全工作，取得了好的成效。

一、突出“三個重點”，確保排查做實做細

檔案安全是檔案工作的重中之重，近年來太原特派辦高度重視，每年年初安排專人制定檔案工作計劃，特派員把關審核并反復要求切實把檔案安全排查做實做細、落實到位。對此，該辦突出抓好“三個重點”的檢查：一是重點檢查防水、防電工作。安排專業水電人員對檔案室內電線線路、燈具、電器、插座等進行全面檢修，對檔案室內給排水管、上下水管等予以逐一排查，及時更新存在風險隱患的線路、插座、燈具、排水管等。二是重點檢查防火、防盜、防爆工作。聘請專業消防人員檢查防火安全設施是否正常，安排專人檢查檔案室防盜門、監控設備功能是否正常，及時清理易燃易爆物品等。三是重點檢查防霉、防蟲、防塵和防泄密工作。嚴格控制檔案室溫度和濕度，及時實施防霉變、蟲蛀塵污處理，對照檔案清單逐一清點核對實物等，確保檔案安全管理不留死角、萬無一失。

二、把好“四個關口”，確保檔案安全完整

該辦先后建立了檔案保密、查詢、借閱等各項規章制度，并結合實際不斷完善，切實把好“四個關口”的安全：一是把好立卷歸檔程序關。嚴格執行“誰審計、誰立卷”的原則，實行立卷歸檔責任制，及時提醒催交、嚴格限定時間，確保所有檔案全部及時歸檔。二是把好案卷質量驗收關。由專職檔案員逐卷逐項檢查，驗收合格后由處室兼職檔案員填寫移交清冊，交由檔案室存檔。三是把好案卷流轉審核關。案卷出庫須填報借閱卡，逐筆填寫檔案借閱記錄，同時不定期梳理借閱記錄，及時催收，確保檔案安全管理真正貫穿于檔案接收、保管、利用等各個環節。四是把好檔案工作交接關。以人員崗位變動時檔案工作交接為契機，采取清單管理、賬物核對等方式對檔案集中進行全面梳理檢查，確保檔案安全完整。

三、緊盯“五個環節”，確保數字化安全可靠

該辦高度重視檔案數字化全過程的監督管理，嚴格遵照“安全第一、預防為主”的原則要求，緊盯“五個環節”的監管：一是緊盯外包服務商的審核選用環節。按照國家有關規定嚴格審核把關，審慎選用具有相關涉密資質的專業公司承擔檔案數字化外包服務。二是緊盯數字化加工人員的保密教育環節。進場工作之前，即與相關人員逐一簽訂安全保密協議，認真實施安全保密教育；進場工作時，認真核實相關人員身份證明、政審材料和公安部門出具的無犯罪記錄證明。三是緊盯數字化加工場所的實時監控環節。選擇可控、獨立、可封閉的房間作為檔案數字化加工場所，并配備視頻監控設備實時監控，確保檔案暫存處、數字化加工工位、數據導出端及門窗等無監控死角，并定期對視頻監控數據進行回放檢查。四是緊盯數字化加工設備的安全防護環節。安排專業人員，將掃描用計算機、掃描儀等加工設備中不必要的USB接口、藍牙等信息輸出裝置及端口全部實施封閉，并將檔案數字化加工網絡與其他網絡物理隔離，確保加工設備安全可靠，不留任何風險隱患。五是緊盯數字化加工場所的定期巡查環節。定期巡視檢查掃描進度、存儲介質管理、檔案實體保護等情況，防止檔案實體受損、丟失，以及擅自復制、留存、使用檔案信息等。